Acho que você vai concordar comigo quando digo que na era digital em que vivemos está cada vez mais difícil manter a concentração. E, para completar, nos nossos empregos parece que precisamos entregar mais e mais todos os dias! É desafiador manter a produtividade no trabalho, né?

Mas você não está sozinho.

E se eu te disser que, na verdade, ainda há esperança para todos nós?

Existem diversos estudos sobre aumento de produtividade que estão ao nosso alcance… E muitos deles têm comprovação científica!

Mas vamos ajudá-lo a poupar o seu tempo – afinal, estamos num artigo de produtividade.

Separamos aqui 9 dicas especiais que vão mudar exponencialmente seu nível de produtividade no ambiente de trabalho. Confira!

Três princípios básicos da produtividade

Antes de partirmos para dicas mais concretas, precisamos fazer 3 ressalvas. Na verdade, são 3 princípios gerais que vão ser seu norte na jornada à alta produtividade.

Não se emburre! Prometo que eles vão te ajudar a cumprir as dicas que serão dadas a seguir.

Afinal, não adianta saber o que fazer mas não ter a mentalidade certa para fazê-lo, certo? Estamos cansados de ouvir métodos e mais métodos, mas o difícil é botar em prática.

Então vamos lá:

Quer ter produtividade no trabalho? Tenha metas bem definidas!

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Acho que se há uma dica de ouro da produtividade, aqui está ela.

Somos, por natureza, procrastinadores. Nosso cérebro é extremamente preguiçoso para tarefas que exigem muito do nosso raciocínio. E amamos prazeres a curto prazo.

Quer uma prova disso? Faça o seguinte cálculo:

17×24

Tenho certeza que você não calculou de forma direta o resultado todo. Provavelmente você pensou que seria algo em torno de 400, certo?

“Mas o que isso tem a ver com definir metas?!”

Bom, se tem uma coisa que nos tira da zona de conforto são metas. Somos animais visuais, funcionamos melhor ao visualizar o que queremos alcançar. Ter claro em nossas mentes – e escrever! – onde queremos chegar é essencial para traçarmos o passo a passo dessa jornada.

Valorize as pequenas melhoras

Não consigo ressaltar o suficiente o valor de pequenas vitórias.

É extremamente danoso à nossa produtividade só enxergarmos o todo, a melhora completa, a tarefa perfeitamente executada. Precisamos reconhecer quando conseguimos cumprir, por exemplo, partes de uma tarefa. Ou quando conseguimos entregar aquela pequena tarefa no prazo.

Afinal, é de grão em grão… Você já sabe.

Não seja muito duro consigo mesmo

Será impossível você sempre cumprir todas as tarefas que deseja. Sério.

As tarefas nunca vão acabar. Sempre vão chegar mais e-mails, mais planilhas a preencher, ligações a atender, reuniões a comparecer… Enfim.

E cumprir prazos nem sempre será possível. Pense que você é um ser humano, não um robô! Se perdoe em deslizes eventuais que você cometer a caminho de uma melhor produtividade.

Óbvio que isso não é uma desculpa para você relaxar. Faça o possível para cumprir as atividades que foram designadas a você no seu ambiente de trabalho! Mas tenha em mente que nem sempre será possível terminar tudo a tempo.

As 9 dicas essenciais de como ser produtivo no trabalho

Agora que você já tem em mente os principais pilares para se construir uma produtividade duradoura, vamos ao mais legal:

Recomendações práticas de como ser mais produtivo no seu ambiente de trabalho! Aqui vão as 9 dicas para produzir mais e melhor:

Durma melhor

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Acredito que atualmente todos sabemos a importância de dormir bem para produzirmos melhor, certo? Não podemos subestimar o poder renovador e energizador de uma boa noite de sono.

A falta de sono nos deixa mais lentos, com menos poder de concentração e, por vezes, até nos dá mal estar e problemas de saúde. O que, obviamente, vai diminuir a nossa qualidade e velocidade de produção.

Então nem pense em dormir menos achando que horas de sono podem ser usadas para trabalhar!

Apesar da quantidade de sono ideal variar de pessoa para pessoa, institutos especializados em sono indicam que o período ideal é entre 6 e 9 horas por dia.

Saiba priorizar suas tarefas

Esse é um dos nossos piores inimigos! Porque muitas vezes nós estamos prejudicando nossa produtividade mesmo estando ocupados e trabalhando sem parar!

Mas por que isso é importante?

Bom, produzir não é simplesmente se encher de tarefas para fazer. Isso se chama “se ocupar”. A produção envolve um processo crítico e racional de priorização de tarefas.

Assim, você vai saber o que trará mais resultado, em menos tempo e com menos esforço. Ou, mesmo que seja uma tarefa trabalhosa, você terá plena ciência de que ela vai gerar grandes resultados.

Use softwares colaborativos

A tecnologia está aí atualmente para nos ajudar. E precisamos saber usá-la ao máximo para automatizar e escalar atividades que muitas vezes nos dão dor de cabeça. No caso de fazer uma organização para ser mais produtivo não seria diferente.

Softwares como:

  • Airtable
  • Trello
  • Evernote
  • Slack (sim, até ele)

Podem ajudá-lo, cada um com suas especialidades específicas, a juntar, organizar, distribuir e comunicar tarefas e informações.

Trabalhe em sprints

Essa é uma técnica relativamente, mas se mostrou muito efetiva em aumentar a produtividade. Sprints fazem parte de uma metodologia conhecida como “scrum”.

Quer entender em detalhes como sprints funcionam? Cheque o vídeo abaixo.

Resumindo sprints em 5 passos:

  1. Defina metas que devem ser atingidas
  2. Defina o sprint dessa meta – ou seja, quanto tempo levará para cumprir essa meta
  3. Destrinche a meta em “submetas”
  4. Separe as submetas em dificuldade de realização e prioridade
  5. Faça agora um “sprint” da sua tarefa – ou seja, defina uma quantidade de tempo para executá-la.

Abra mão do perfeccionismo

O velho clichê do “perfeccionismo” pode ser realmente algo prejudicial para uma pessoa.

Reflita comigo:

Perfeccionistas podem demorar vezes e vezes mais que um não-perfeccionista para realizar uma tarefa. E, muitas vezes, essa demora não será proveitosa!

Isso porque o perfeccionista se atentará muito a detalhes que podem nem fazer tanta diferença. Além disso, é extremamente difícil que esse grupo de pessoas ache que algo está bom o suficiente… Quando muitas vezes a tarefa foi executada de uma ótima maneira!

Aqui o ditado “melhor feito que perfeito” pode te render horas de sobra.

Faça uma coisa de cada vez

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Nos dias de hoje, é extremamente normal encontrarmos pessoas que se dizem multitarefas. Pular de uma tarefa para outra em um curto espaço de tempo parece nossa especialidade.

Checamos uma mensagem, então voltamos a preencher uma planilha, então clicamos play numa música no youtube, começamos a ler um artigo para ver as novidades da nossa área e… Ufa!  Viu como só de ler isso parece exaustivo?

A questão é que já foi cientificamente comprovado que multitasking pode prejudicar sua produtividade. Não só isso, ser multitarefas pode até prejudicar a saúde do seu cérebro!

É isso mesmo:

Ser multitarefas não só prejudica sua produtividade, mas diminui sua saúde mental!

Então, melhor do que achar que você pode dar conta de várias coisas de uma vez só, seja um produtivo “monotarefa”. Você vai perceber um aumento exponencial na sua produtividade, além de diminuir o seu estresse e aumentar sua criatividade.

Delegue tarefas

Esse conselho é ótimo para a vida profissional e ainda mais para quem trabalha num time. Mas, não se engane, ele também pode servir para a sua vida pessoal.

Lembra quando falamos sobre priorização de tarefas?

Um segredo para gerir seu tempo de forma ainda mais efetiva é delegar tarefas que não são prioritárias.

Se você faz parte de um time, tente repassar a tarefa para alguém que sabe ou até gosta de fazê-la. Ou, ainda melhor, se você lidera um time, delegue tarefas menos prioritária às pessoas que você está gerindo.

No caso da sua vida pessoal, você pode simplesmente terceirizar certas tarefas.

Acompanhe:

Há várias formas de você pagar pessoas para fazerem o que você não quer fazer. E, apesar de você poder se perguntar inicialmente “mas isso não é prejudicial às minhas finanças?”, a resposta é: não necessariamente.

Faça o cálculo do valor da sua hora. Ou seja, geralmente, quanto seu trabalho rende em uma hora?

Se você ganha, por exemplo, R$30,00 a hora e for fazer uma tarefa que leva 3h, então essa tarefa te custa R$90,00. Não seria interessante contratar alguém para fazê-la por você por apenas R$30,00?

Para você obter o tão sonhado RH estratégico, você precisa ter em mente que tarefas braçais não podem ser o centro do seu dia.

Tire férias

Eu sei, parece meio contraditório eu estar falando de férias num artigo de produtividade no trabalho. Mas prometo que faz sentido pensar sobre isso!

Quer saber um dos principais, senão o principal vilão da produtividade?

O cansaço.

E aqui não estou falando apenas de cansaço físico, mas também de cansaço emocional. Não se sentir valorizado no trabalho, por exemplo, é algo que sabemos que mata totalmente a produtividade de um colaborador.

E isso não é nada diferente com um RH ou um gestor. Você também precisa cuidar da sua saúde mental e física, como tanto prega para seus funcionários.

Trabalhar mais não significa produzir mais, nem produzir com qualidade e agilidade.

“To do lists”

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As famosas “to do lists”, “checklists” ou simplesmente lista de afazeres. Estão conosco desde… Sempre? E a encontramos nas mais diversas formas, como em listas de supermercado e softwares colaborativos.

Mas por que um método que parece tão antiquado ainda está entrando como importante na nossa lista?

Porque funciona!

To do lists funcionam e muito bem para você monitorar o que deve fazer, se motivar para fazê-lo e mensurar o que já fez.

Quando se trata de produtividade no trabalho, métodos dos mais simples e manuais aos mais complexos e tecnológicos podem – e devem – nos ajudar.

Então, como você vai começar a ser mais produtivo? Conte para nós nos comentários! Ficaremos felizes em falar com você. 🙂

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