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LGPD para RH: como lidar com os dados pessoais dos candidatos e colaboradores?

Quais serão essas modificações necessárias e como se adequar a elas? Neste texto você descobrirá como a LGPD impacta o trabalho do RH. Confira!

Um profissional de RH manuseia dados pessoais em praticamente todas suas atividades. Em todas as etapas do contrato (pré, durante e pós), a utilização dessas informações deve ser feita com zelo e responsabilidade. Afinal, são dados relevantes sobre a vida pessoal dos indivíduos. 

Com objetivo de proteger os dados pessoais dos cidadãos, foi sancionada, em setembro de 2020, a Lei Geral de Proteção aos Dados (LGPD). Aplicável a todas as empresas que tratam dados, independentemente do porte ou natureza, a lei visa delimitar a forma como estas informações serão utilizadas.

A adequação à LGPD deve ser prioridade àqueles que queiram evitar transtornos ou ações judiciais. A dúvida que ronda os profissionais de RH é justamente sobre como alinhar seu trabalho com as determinações impostas pela LGPD. Quer aprofundar mais o tema e tirar suas dúvidas? Siga lendo!

Quais os impactos da Lei Geral de Proteção de Dados para o setor

O setor de RH são os principais controladores e operadores dos dados de candidatos, funcionários, terceirizados, fornecedores, etc. Como vimos, a LGPD foi criada para determinar as condições legais para o tratamento de dados pessoais. 

Logo, em toda jornada do colaborador na empresa, cabe ao RH identificar quais são as informações que estão sob sua responsabilidade e como estão armazenadas. Sobretudo,  porque a LGPD versa sobre privacidade e segurança de dados. 

Como as operações executadas pelo setor de RH envolvem um volume enorme de informações coletadas e processadas, deve-se ter atenção aos seguintes pontos para lidar com os dados pessoais dos candidatos e colaboradores, mantendo a seguridade das informações:

  • Finalidade – o porquê da coleta e armazenamento desses dados específicos;
  • Adequação – manter a coerência, correlacionando os dados com a finalidade previamente estabelecida;
  • Necessidade – garantir que serão coletados somente os dados necessários. É obrigatório justificar seu uso e período de manutenção no sistema.
  • Qualidade – atualizar o banco de dados recorrentemente. O acúmulo de dados passados exigirá mais proteção;
  • Livre acesso – os titulares devem ter direito de acesso a todas as informações armazenadas sobre ele.

Para que isso seja realizado, deve-se implementar ferramentas e desenvolver uma cultura que valorize a segurança de seus sistemas de armazenamento desde o recrutamento. Descubra mais sobre isso no próximo tópico.

O que muda nos recrutamentos com a LGPD?

O recrutamento também requer atenção redobrada. Formulários e os demais elementos do processo devem ser transparentes. O candidato deve sempre consentir o uso dos dados e por quanto tempo permanecerão na base de dados da empresa.

Igualmente cauteloso deve ser o processo de pesquisa sobre dados pretéritos dos futuros colaboradores. Qualquer informação coletada deve ser justificada, principalmente, em relação às informações sensíveis, como, por exemplo, o posicionamento político, convicção religiosa e orientação sexual.

Observe que quanto mais detalhes exigidos nos currículos, mais proteção os dados devem possuir. Após a seleção ou profissional deixar a empresa, cuide para que os dados não obrigatórios sejam eliminados. Então vamos para outras dicas de como adequar o RH a LGPD?

Dicas extras de como adequar o setor

Você já deve ter percebido que adequar o RH com as normas da LGPD pode ser um desafio. Contudo, confira a seguir algumas dicas para facilitar o seu trabalho. 

  • Priorize correções antes de tentar solucionar problemas. Vale criar procedimentos de backup e restauração de dados. A tecnologia é sua aliada!
  • Estude sobre a lei e todas as suas diretrizes. Proponha reuniões com o departamento jurídico para alinhar toda a equipe à nova legislação;
  • Aproxime RH e TI para descobrir quais ferramentas já estão disponíveis para proteção de dados;
  • Identifique os pontos vulneráveis do armazenamento de dados da empresa;
  • Analise a possibilidade de contratar consultoria especializada em segurança da informação. Com um diagnóstico em mãos, fica mais fácil dar início ao plano de mudanças;
  • Tenha clareza sobre onde, quando e como são coletados os dados de clientes, fornecedores e colaboradores;
  • Organize o processo de coleta de informações para obter o consentimento dos titulares, principalmente durante o processo seletivo.

Enfim, os profissionais RH têm muito trabalho pela frente. Esperamos que essa leitura tenha esclarecido algumas de suas dúvidas sobre o impacto da LGPD no setor de RH.

Que tal otimizar suas operações de recrutamento de forma segura e inteligente? 

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Gabriel Faccioli

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